Sommige processen lopen alleen maar als er continu op wordt gestuurd. Doen we dat niet, dan eindigen ze in de praktijk steevast onderaan het prioriteitenlijstje. Een van die processen is leren van ervaringen. Je kunt haast niet tegen continu verbeteren zijn en toch is dit bij veel organisaties een struikelblok. Hoe komt dat nou, en vooral, wat zou je er aan kunnen doen?
Te druk
Naar de oorzaak hoeven we niet lang te zoeken. Het heeft in de dagelijkse praktijk gewoon niet de aandacht en prioriteit. Waarom niet? We zijn veel te druk. Te druk met het herstellen van dezelfde fouten die we eerder ook al maakten, te druk met inefficiënte processen, te druk met zoeken. Te druk met ons dagelijks werk om de leerervaringen op te halen en al helemaal te druk om deze te borgen in de dagelijkse processen. Maar er zijn meer – dieper liggende – oorzaken.
We sturen er – kennelijk – niet op? Vinden we het wel echt belangrijk? Bij veel organisaties kun je niet anders dan concluderen dat het niet heel belangrijk wordt gevonden om te leren van ervaringen. Om te voorkomen dat we in de toekomst minder fouten maken en efficiënter gaan werken. Anders zou er toch wel meer worden geleerd?
We zijn er allemaal van
Bij veel organisaties is leren van ervaringen bij alle medewerkers belegd. Evalueren van projecten wordt van iedereen verwacht, het is de laatste stap in het uitvoeren van projecten. Alleen zijn de projectmedewerkers als het zover is vaak alweer aan een volgende klus begonnen. En de opgetekende lessen, de leerlogs, die blijven achter in het projectdossier. Hoe zorg je er nou voor dat die daadwerkelijk worden opgepakt?
De ervaring leert dat het alleen maar werkt als iemand er van is en er een proces voor is ingeregeld. Bij organisaties waar iemand is aangewezen om evaluaties te organiseren, om de geleerde lessen actief op te pakken, om verbeterkansen uit te werken. De spin in het web.
Ja, maar wij leren van elkaar bij de koffieautomaat….. Natuurlijk doen we dat. Maar daarmee is het een vluchtig proces en blijft het beperkt tot je koffiemaatjes.
De verbetering wordt niet geborgd
Leuk dat we iets geleerd hebben, maar vaak wordt het niet goed verwerkt in processen of werkafspraken. Verwerken in handboeken en procedures kost tijd en ondertussen weten de andere collega’s nog steeds niet dat er iets geleerd is. Bovendien, wie leest er nog een handboek? Dus zal de les direct moeten worden verwerkt in de dagelijkse manier van werken in bijvoorbeeld formulieren, workflows, systemen. Wil je je leerloop versnellen, zorg er dan voor dat de verbetering direct kan worden doorgevoerd.
Maak herrie
En als je het geregeld hebt, vier dan je successen, laat zien welke lessen zijn aangebracht en doorgevoerd, stuur links rond naar betrokkenen, vertel het verhaal in overleggen en bijeenkomsten. Met de juiste aandacht krijg je je hele afdeling of organisatie in de leerstand. En ja, dan kom je toch weer uit bij de collega die er van is, het gezicht van het lerend vermogen van je organisatie.
Wil je weten hoe EIK Certificering dit meeneemt in haar onderzoeken? Neem contact met ons op, wij helpen je graag op weg.
