FAQ

Kwaliteitsmanagement en certificering zijn voor veel mensen geen alledaagse kost. Voor EIK Certificering is het dat wel. In onderstaande hebben we wat vragen en antwoorden voor je op een rijtje gezet. Staat je vraag er niet bij of heb je meer informatie nodig, neem dan contact met ons op.

Wat is certificeren?

Certificeren is het door een externe instantie, zoals EIK Certificering, laten toetsen van de organisatie op het voldoen aan een norm. Voldoe je aan de norm, dan volgt daar vaak een certificaat uit dat een aantal jaren geldig is. Het laten toetsen van je organisatie, ook wel een audit, wordt gedaan door een auditteam dat bekend is met de branche waar jouw organisatie zich in bevindt.

Wat is een audit?

Een audit is een externe, onafhankelijke toets op de werking van je kwaliteitssysteem tegen een vooraf vastgesteld kader. Een onafhankelijke deskundige beoordeelt of de organisatie een goed werkend kwaliteitssysteem heeft, dat bijdraagt aan het bereiken van de organisatiedoelen. Plus: waar liggen kansen voor het verbeteren van je organisatie en de processen.

Hoe verloopt ISO-9001 certificering?

Als je denkt dat jouw organisatie klaar is voor certificering, dan start het traject met een fase 1 audit. Twijfel je, of je organisatie eraan toe is, dan kun je ook eerst een proefaudit doen.

De fase 1 audit is een soort generale repetitie: wat heb je op orde en waar moet je nog aan werken? Na de fase 1 audit plan je, samen met je EIK-teamleider, wanneer je de fase 2 audit laat uitvoeren. Ben je helemaal klaar voor certificering, dan kan dat heel snel na fase 1. En heb je iets meer tijd nodig voor het uitwerken en invoeren van zaken, dan plannen we een iets langere termijn.

Als je na fase 2 voldoet aan de eisen van de norm waarop je organisatie is geaudit, dan ontvang je het certificaat dat vanaf dat moment 3 jaren geldig is. In die periode vinden er 2 surveillance audits plaats om te bepalen of je organisatie blijft voldoen aan de eisen en of opvolging wordt gegeven aan onze bevindingen.

Wil je na 3 jaar je certificaat verlengen? Dan volgt vóór de verloopdatum een hercertificering en start de cyclus opnieuw.

Wat is branchespecifieke certificering?

Voor veel branches, van NGO’s tot onderwijs, van advies tot handel, zijn branchespecifieke normen ontwikkeld. Vaak aanvullend op de ISO 9001 en soms in plaats van. Recepten voor goed lopende organisaties, passend bij de ingrediënten die beschikbaar zijn, en altijd gericht op een aantoonbaar goed product.

Branchespecifieke certificering wordt vaak gebruikt als criterium voor het lidmaatschap van een branchevereniging en als manier om aan anderen te laten zien dat ‘de branche het op orde heeft’. EIK Certificering toetst tegen deze branchespecifieke normen en helpt je desgewenst met de ontwikkeling en uitwerking daarvan.

Wat zijn de eisen van ISO 9001?

ISO 9001 is een norm die is opgesteld om klanttevredenheid te vergroten en om de organisatie in staat te stellen te voldoen aan wet- en regelgeving. De eisen van ISO 9001 die in de norm staan gaan over:

  • de omgeving van de organisatie (context en stakeholders)
  • beleid, doelstellingen, kansen en risico’s
  • Leiderschap
  • Het primair proces
  • Ondersteunende processen
  • Evaluatie en continue verbetering

De norm is te bestellen bij het Nederlands Normalisatie Instituut (NEN).

Wanneer ben je klaar voor certificering?

Een kwaliteitsmanagementsysteem wordt opgezet en ingevoerd en daarna kan het geaudit worden voor certificering. Moet het dan 100% af zijn? En perfect werkend? Het antwoord is nee.

Belangrijk is dat in het managementsysteem aandacht is besteed aan alle eisen van de norm. Maar als de opzet of de werking nog niet 100% voldoet, dan hoeft dat geen beletsel te zijn voor de certificering. Je organisatie en het kwaliteitssysteem zijn namelijk onderhevig aan continue verandering en verbetering, dus perfect is het nooit. Wel is het zo, dat bepaalde eisen doorslaggevend zijn voor het al dan niet behalen van een ISO-certificaat. Zo is het bijvoorbeeld een must om interne audits uit te voeren en een management review, en die moet beiden aantoonbaar zijn.

In onze ervaring aarzelen sommige organisaties erg lang voordat zij de fase 1 audit durven af te nemen. En dat is niet nodig: na fase 1 heb je immers tijd om zaken te herstellen, voordat fase 2 plaatsvindt.

Waarom certificeren?

Er zijn verschillende redenen waarom organisaties zich willen laten certificeren. Een hele belangrijke is dat derden, zoals potentiële klanten, het belangrijk vinden dat er een onafhankelijke keurmerk is toegekend. ISO 9001 is de meest bekende van dit soort keurmerken.

Certficering zorgt voor duidelijkheid, structuur en het steeds beter worden van je dienstverlening.

Certificering is soms onderscheidend, soms een must, en andere keren een bekroning op de geleverde inspanningen. En in een ideale situatie is het een combinatie van de interne drive om het goed te willen doen en de externe vraag om dat ook aan te kunnen tonen door middel van een certificaat.

Wat zijn de consequenties van een major non conformity?

Een bevinding, ook wel non conformity genoemd, ken verschillende gradaties. Als in het geheel niet aan een eis wordt voldaan (er staat niets over op papier èn in praktijk is het niet aantoonbaar), dan is dit een ‘major non conformity’. Bij EIK noemen we dit een kritieke afwijking.

Als er een kritieke afwijking geconstateerd wordt tijdens een fase 2 audit (dus de organisatie is bezig met certificeren), dan moet afwijking eerst worden opgelost. Eerder kan er geen certificaat worden afgegeven.

Is je organisatie al gecertificeerd? Dan krijg je een aantal maanden om de kritieke afwijking op te lossen. Naast een oplossing vragen we je om een oorzaakanalyse te doen, waardoor je in staat bent maatregelen te bepalen voor structurele verbetering.

Wat zijn de consequenties van een minor non conformity?

Als je gedeeltelijk aan een eis uit de norm voldoet, bijvoorbeeld je hebt een goede procedure opgesteld maar in praktijk wordt het niet uitgevoerd, dan zou dat een minor non conformity kunnen zijn. Bij EIK noemen we dit een niet-kritieke afwijking.

Als er een niet-kritieke afwijking wordt geconstateerd tijdens een fase 2 audit, dan kun je het certificaat wel behalen. We vragen je dan wel een oorzaakanalyse te doen en aan te geven hoe je de afwijking denkt op te lossen. Heb je het certificaat al, dan behoud je dat en wordt bij de eerstvolgende reguliere audit getoetst of je de afwijking effectief hebt opgevolgd.

Wat zijn interne audits?

Interne audits zijn ‘ onderzoeken’ die in de organisatie worden uitgevoerd om te bepalen of de organisatie:

  • zich houdt aan de eigen afspraken
  • verbetermogelijkheden heeft
  • een kwaliteitssysteem heeft dat bijdraagt aan het behalen van de organisatiedoelstellingen
  • voldoet aan de eisen van de norm

Interne audits worden veelal uitgevoerd door eigen medewerkers. Maar je zou ze ook kunnen uitbesteden aan een audit- of adviesbureau. Vanwege onze onpartijdigheid, mag EIK Certificering niet zowel de interne als externe audits voor je uitvoeren. We kunnen ofwel de interne, dan wel de externe audits voor je uitvoeren.

Wel kan EIK Certificering de interne auditoren van jouw organisatie trainen, zodat de organisatie zelf in staat is interne audits uit te voeren.

De dienstverlening van EIK
  • Voor audits op basis van ISO 9001 en branchespecifieke normen. 
  • Voor het ontwikkelen van branchespecifieke normen.
  • Voor trainingen interne auditing en management review.

EIK Certificering is geaccrediteerd door de RvA onder nummer C669

Laat je inspireren

Wij delen graag onze inzichten en ontwikkelingen met je.