De wereld wordt in beslag genomen door corona. Veel organisaties staan in de modus van overleven en het hoofd bieden aan deze uitzonderlijke omstandigheid. Andere hebben er minder last van, anders dan dat ze ook veelal vanuit huis worden gemanaged.

Wat betekent dit voor externe audits? Ook in deze tijd, waarin fysiek bezoek aan uw organisatie niet mogelijk is of wordt afgeraden, is het toch mogelijk om de audit door te laten gaan. Dat geldt voor controle audits en ook voor hercertificeringsaudits. Al vanaf april 2020 voeren we de meeste audits op afstand uit. Onze ervaringen zijn bijzonder positief.

Waarom de audit door laten gaan?

Vaak zijn audits onderdeel van de planning en control cyclus en zijn deze al langere tijd van te voren gepland: wanneer vindt de audit plaats? Wat wordt geaudit? Wie wordt geaudit? Welke aandachtspunten komen aan de orde? Een gedegen voorbereiding, en een plek in de agenda van vaak druk bezette mensen. Wilt u dat de audit uitgevoerd wordt conform deze planning, dan kan EIK de audit op afstand (remote wordt dat ook wel genoemd) uitvoeren.

Wat is remote auditing?

Remote auditing, ook wel auditing op afstand, kan plaatsvinden door gebruik te maken van beeldbellen: online interactie tussen auditees en auditor is heel goed mogelijk met één van de vele programma’s, zoals Microsoft Teams, Google Meet, Zoom of Webex. Documenten kunnen worden gedeeld op het scherm, auditees kunnen presentaties online geven en (als de auditee zelf wel aanwezig is in de fysieke omgeving van de organisatie) het is zelfs mogelijk dat de auditee ‘de auditor meeneemt’ de organisatie in: met een mobiele telefoon of tablet kunt u de auditor rondleiden in de organisatie. Online gesprekken kunnen 1:1 zijn, maar ook met meerdere collega’s tegelijk kan het gesprek worden aangegaan.

De audit uitstellen kan ook (maar bevelen we niet aan)

Wereldwijd zijn normen van toepassing waardoor audits in dit soort uitzonderlijke omstandigheden uitgesteld mogen worden. Dit geldt ook voor controle audits en (her)certificeringen. EIK volgt deze normen en in samenspraak met u kan bekeken worden of de audit kan worden uitgesteld en tot wanneer. Veruit de meeste organisaties kiezen er voor de audit remote te laten plaats vinden, in de overtuiging dat als het nu niet uitkomt, het over een paar maanden ook niet uitkomt.

Wilt u weten wat de mogelijkheden voor uw organisatie en (her)certificering is? Neemt u dan contact met ons op of mail ons.