Tijdens een intakegesprek met een potentiële nieuwe klant, stelden zij ons de vraag: hoe zorgen jullie ervoor, dat we audits krijgen om naar uit te kijken? Gevat antwoordden wij, dat die zin voor de auditoren bedoeld is, en dat wij ook erg benieuwd waren hoe de klant daarvoor ging zorgen.
Daar hebben we uiteraard ideeën over …
Het was een leuke ijsbreker. En de prospect werd enkele weken later klant. Maar een legitieme vraag: hoe zorgen we ervoor dat audits een moment zijn waar de mensen naar uitkijken en nadien met een goed gevoel op terugkijken?
De vent maakt de tent
Om te beginnen werkt EIK met deskundige en ervaren auditoren, die stuk voor stuk ook nog eens gewoon hele fijne mensen zijn om mee in gesprek te zijn. Dat lijkt een open deur, maar net als bij onze klanten is een audit een dienst waarvan de kwaliteit voor 90% bepaald wordt door degene die hem levert: het auditteam.
EIK heeft dit ingevuld door te werken met auditoren die de sector waarin zij auditen goed kennen, zowel vanuit de rol als auditor als bijvoorbeeld vanuit een rol als consultant, projectmanager of interim manager. En by the way, die vent van EIK is soms ook ‘gewoon’ een vrouw.
Op zoek naar conformiteit
EIK hanteert tijdens audits de positieve insteek ‘we gaan op zoek naar conformiteit’: hoe kan de organisatie laten zijn dat zij het geregeld en op orde heeft? Mensen die geïnterviewd worden (de auditees), wordt gevraagd of zij voorbeelden van hun werk kunnen laten zien, bijvoorbeeld van projecten waar ze werkzaam in zijn. Samen met auditees stellen we vast of dat wat ze laten zien voldoet aan de eisen van het eigen kwaliteitssysteem en de norm waarvoor ze gecertificeerd zijn. Of dat het verbeterd kan worden. Een positieve benadering geeft een fijne setting voor de audit: we zijn niet actief op zoek naar afwijkingen, maar benadrukken wat er wel is.
In de auditrapporten van EIK wordt dan ook altijd gestart met ‘wat vond het auditteam opvallend positief’: een ISO-certificering vraagt veel inspanning van een organisatie, dat mag wat ons betreft dan ook benoemd worden.
Variatie in methodieken
De meest voorkomende auditvormen zijn interviews, observatie en het bestuderen van documenten. Dit zijn prima methodieken, al ligt de bal dan vooral bij het auditteam. EIK zet auditees graag in de lead, bijvoorbeeld door mensen een presentatie te laten geven. Of door verschillende mensen uit één proces met elkaar aan tafel te zetten, die elkaar bevragen over hun aandeel in het proces. Zo wordt de audit iets van de organisatie en het auditteam gezamenlijk, in plaats van het ‘ondergaan’ van de audit door de organisatie. Op die manier is de auditee actiever en zit er meer energie in de audit.
Samen nog meer manieren bedenken?
Het belangrijkste voor een audit is: wat wil het management ermee bereiken? En hoe kan de audit daaraan bijdragen? Graag gaan we met je in gesprek, om deze twee vragen met elkaar te beantwoorden. Het maakt daarbij niet uit of je al gecertificeerd bent, of dat je er mee wilt starten.
Neem contact met ons op, dan nemen we de mogelijkheden door.
