Vastleggen voor ISO-certificering
ISO 9001-certificering is voor sommige organisaties een eis (van opdrachtgevers) of nodig voor aanbestedingen. Andere organisaties hebben een interne drive om het ISO-certificaat te behalen. Moet je nu alles gaan vastleggen? Nee, dit is een hardnekkig misverstand!
Vaak starten organisaties die een kwaliteitssysteem opzetten met het vastleggen van alle processen, ‘omdat dat moet van ISO’. Dit is al jarenlang niet meer het geval, het bureaucratische imago van ISO-certificering is echter hardnekkig. We helpen je graag een handje om te bepalen wat je dan wel wilt vastleggen.
Procesbeschrijvingen: wens of werkelijkheid?
Als je alle processen in de organisatie wilt beschrijven, dan ontdek je waar processen verbeterd kunnen worden. Wij zijn dus zeker niet tegen het vastleggen van processen! Voor het beschrijven van processen wordt vaak veel tijd uitgetrokken, omdat met collega’s wordt afgestemd over hoe processen zouden moeten lopen. Als je alles hebt vastgelegd, heb je de gewenste situatie beschreven. Om de gewenste situatie in te voeren, moeten soms zaken nog in praktijk ingevoerd worden.
Na de beschrijving en invoering van de gewenste situatie, moet je zorgen dat procesbeschrijvingen actueel worden gehouden. Logisch is dan, dat als je veel in detail hebt vastgelegd, er relatief veel werk zit in het actueel houden.
Dus: je kwaliteitssysteem in het ronde archief?
Stel dat je, nadat je alle verbeteringen hebt doorgevoerd, de stapel met procesbeschrijvingen weg gooit. Gaat er dan iets mis? Merken klanten of collega’s er iets van, dat processen niet meer zijn vastgelegd? Meestal niet, het werk gaat gewoon door.
In plaats van deze rigoureuze manier, is er nog een andere variant om een goed werkend kwaliteitssysteem op te zetten en in te voeren. Bepaal wat je vastlegt, door de volgende vragen te beantwoorden:
Zijn er ‘bijzonderheden’ aan het proces?
Hiermee bedoelen we: is het proces risicovol, complex, nieuw, incidenteel, et cetera. Het is geen simpel proces, er is specialistische kennis voor nodig en/of die kennis is slecht bij een enkeling aanwezig. Is het antwoord op de vraag JA, dan is het verstandig het proces te beschrijven, inclusief de maatregelen om risico’s te beperken.
Betrek die specialisten in de organisatie, die de kennis hebben en schrijf complexe zaken op.
Kun je het automatiseren?
Als processen of delen daarvan geautomatiseerd zijn, is het misschien niet nodig die processen te beschrijven. Kun je niet verder in het systeem als niet alle velden zijn ingevuld, bijvoorbeeld bij het aanmaken van een nieuw project? Dan is het niet nodig vast te leggen dat alle velden moeten worden ingevuld. Is de workflow geautomatiseerd, dan hoef je die niet vast te leggen. En wanneer gewerkt wordt met formats, bijvoorbeeld voor offertes, projecten, dossiermappen, dan voegt het geen waarde toe als je het uitschrijft.
Is een procesbeschrijving verplicht?
Ga na of er sprake is van wet- en regelgeving, waarvoor je een proces moet vastleggen. Of dat het een eis is van bijvoorbeeld een toezichthouder, een branchevereniging of een andere stakeholder. Als dat zo is, maak dan een procesbeschrijving die voldoet aan de eisen.
Is het handig voor (het inwerken van) nieuwe medewerkers?
Procesbeschrijvingen kunnen heel prettig zijn voor nieuwe medewerkers en voor het inwerkproces. Zij zien welke processen er zijn en hoe die (zouden moeten) lopen. Als je regelmatig nieuwe mensen hebt in je organisatie en een beschrijving van processen of werkzaamheden is handig of nodig voor hun inwerkperiode, leg processen dan vast.
Wat zijn de resultaten van audits of inspecties?
Zijn er audits of inspecties uitgevoerd, bijvoorbeeld intern of door klanten, leveranciers, inspectieorganen of de accountant? Bepaal dan op basis van de resultaten, of er procesbeschrijvingen gemaakt moeten worden die zullen bijdragen aan het ‘oplossen’ van de bevindingen.
Meer weten?
Ben je toe aan een onafhankelijke toetsing van je kwaliteitssysteem of je op de goede weg bent naar certificering? Neem dan contact met ons op, dan kunnen we je wensen bespreken en je vragen beantwoorden over certificering.
