1 ALGEMEEN
In de algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1.1 Opdrachtgever: de partij die de opdracht geeft.
1.2 Opdrachtnemer: EIK Certificering B.V. (ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 72504617).
1.3 Overeenkomst c.q. Opdracht: de overeenkomst van opdracht waarbij Opdrachtnemer zich jegens Opdrachtgever verbindt werkzaamheden te verrichten.
2 TOEPASSELIJKHEID
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle door Opdrachtnemer ten behoeve van Opdrachtgever uitgevoerde werkzaamheden.
2.2 Opdrachtnemer wijst uitdrukkelijk eventueel door de Opdrachtgever van toepassing verklaarde voorwaarden van de hand, ook in geval van een eventuele eerdere verwijzing van de Opdrachtgever naar dergelijke voorwaarden. Toepasselijkheid van voorwaarden van de Opdrachtgever dient uitdrukkelijk schriftelijk met Opdrachtnemer te worden overeengekomen.
2.3 Mochten de voorwaarden van de Opdrachtgever toch (mede)toepasselijk zijn of worden verklaard, dan prevaleren bij eventuele tegenstrijdigheid de algemene voorwaarden van Opdrachtnemer.
2.4 Indien enige artikel van deze algemene voorwaarden of de schriftelijke overeenkomst nietig is of wordt, laat dat de geldigheid van de overige artikelen en bepalingen onverlet. Partijen zullen zo spoedig mogelijk nadat hen van de nietigheid van een bepaling is gebleken, op open en reële wijze in overleg treden over vervanging van deze bepaling door een rechtsgeldige bepaling die zoveel mogelijk in overeenstemming is met de eerdere bedoelingen van partijen.
2.5 In het geval deze algemene voorwaarden en de schriftelijke overeenkomst onderling tegenstrijdige voorwaarden bevatten, gelden de in schriftelijke overeenkomst opgenomen voorwaarden.
3. TOTSTANDKOMING VAN DE OVEREENKOMST
3.1 De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de door Opdrachtnemer en Opdrachtgever ondertekende schriftelijke overeenkomst, inclusief deze algemene voorwaarden, door de Opdrachtnemer retour is ontvangen. Zolang de schriftelijke overeenkomst niet retour is ontvangen, behoudt Opdrachtnemer zich het recht voor haar personele capaciteit elders in te zetten.
3.2 De Overeenkomst is gebaseerd op de ten tijde daarvan door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer verstrekte informatie. Wanneer deze informatie tijdens de opdrachtuitvoering niet of niet langer juist blijkt te zijn, kan dit gevolgen hebben voor de tijdsbesteding van de opdracht. De eventuele extra kosten die hiermee gemoeid zijn, komen voor rekening van de Opdrachtgever.
3.3 Een nog niet getekende schriftelijke overeenkomst heeft een geldigheidsduur van drie maanden. Bij overschrijding van deze termijn heeft Opdrachtnemer het recht het aanbod zoals vastgelegd in de schriftelijke overeenkomst in overleg met Opdrachtgever aan te passen.
3.4 De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uit de inhoud, aard of strekking van de verleende Opdracht voortvloeit dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan.
4. UITVOERING VAN DE OPDRACHT
4.1 Opdrachtnemer stelt een ter zake deskundig opdrachtteam samen. Elk teamlid is gekwalificeerd voor de overeengekomen werkzaamheden en de branche waarin Opdrachtgever actief is.
4.2 Trainees, waarnemers en technisch deskundigen worden niet ingezet dan na overleg met Opdrachtgever. De namen van de teamleden en eventuele andere medewerkers van Opdrachtnemer die bij de Opdracht betrokken worden, worden aan Opdrachtgever voor de opdrachtuitvoering bekend gemaakt om onpartijdigheid en onafhankelijkheid te garanderen en conflicterende belangen te voorkomen. Het auditteam zal bewerkstelligen dat waarnemers het auditproces of het resultaat van de audit niet op een ongepaste manier beïnvloeden of verstoren. Technisch deskundigen zullen niet als auditor in het auditteam fungeren en zullen te allen tijden worden vergezeld door een auditor.
4.3 Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop en door welke medewerk(st)er(s) de verleende Opdracht wordt uitgevoerd, doch neemt daarbij de door Opdrachtgever kenbaar gemaakte wensen zoveel mogelijk in acht. Indien in de schriftelijke overeenkomst (een) medewerker(s) met naam word(t)(en) genoemd, zal Opdrachtnemer zich inspannen om te bewerkstelligen dat de betreffende medewerker(s) gedurende de gehele looptijd van de Opdracht beschikbaar blijft (blijven) voor het verrichten van de werkzaamheden. Niettegenstaande dit voorgaande heeft Opdrachtnemer het recht om dergelijke medewerkers na overleg met Opdrachtgever te vervangen.
4.4 De datum of data waarop de Opdracht wordt uitgevoerd, wordt door Opdrachtnemer in overleg met Opdrachtgever vastgesteld. Voor veel van de werkzaamheden die Opdrachtnemer uitvoert, geldt dat zij binnen een bepaalde termijn moeten plaatsvinden om te voldoen aan de regels die een certificaat of keurmerk daaraan stelt. Wanneer Opdrachtgever geen gelegenheid geeft voor het uitvoeren van de Opdracht binnen de verplichte termijn, is Opdrachtnemer op geen enkele wijze aansprakelijk voor de consequenties in de vorm van verlies of opschorting van het certificaat of keurmerk of eventuele noodzakelijke audits.
4.5 Alle werkzaamheden die door Opdrachtnemer worden verricht, worden uitgevoerd naar zijn beste inzicht en vermogen, overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap. Ten aanzien van de beoogde werkzaamheden is sprake van een inspanningsverbintenis aan de zijde van Opdrachtnemer, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald.
5. MEDEWERKING DOOR DE OPDRACHTGEVER
5.1 Opdrachtgever dient ervoor zorg te dragen dat alle gegevens en bescheiden welke Opdrachtnemer overeenkomstig zijn oordeel nodig heeft voor het adequaat uitvoeren van de Opdracht, tijdig en in de door Opdrachtnemer gewenste vorm en wijze aan Opdrachtnemer ter beschikking worden gesteld.
5.2 Tenzij uit de aard van de Opdracht uitdrukkelijk anders voortvloeit, is Opdrachtgever verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig zijn.
5.3 Tenzij uit de aard van de Opdracht anders voortvloeit zal Opdrachtgever de door Opdrachtnemer noodzakelijk geachte medewerkers inzetten dan wel laten inzetten om Opdrachtnemer in staat te stellen de werkzaamheden te verrichten.
5.4 Opdrachtgever verplicht zich om medewerkers van Opdrachtnemer een veilige werkplek en geschikte beschermende uitrusting te verstrekken indien van toepassing. Deze plicht heeft betrekking op werkplekken die onder de zeggenschap van de Opdrachtgever vallen.
5.5 Voor de tijdige en juiste uitvoering van de opdracht is Opdrachtnemer grotendeels afhankelijk van door Opdrachtgever ter beschikking gestelde informatie en medewerkers. Wanneer informatie en medewerkers niet, niet tijdig of in onvoldoende mate ter beschikking worden gesteld, kan Opdrachtnemer niet aansprakelijk worden gesteld voor de consequenties in de vorm van bijvoorbeeld meerwerk of het verschuiven van de opdrachtplanning.
5.6 Elke auditor moet worden vergezeld door een begeleider van Opdrachtgever, tenzij door de auditteamleider en opdrachtgever anders wordt overeengekomen. Begeleiders worden aan het auditteam toegevoegd om de audit te ondersteunen. Het auditteam zal bewerkstelligen dat begeleiders het auditproces of het resultaat van de audit niet beïnvloeden of verstoren.
5.7 Opdrachtgever zal de regels van Opdrachtnemer die van toepassing zijn op het gebruik van haar certificatielogo’s naleven. Opdrachtnemer zal de logo’s en regels hieromtrent samen met het certificaat of keurmerk aan de Opdrachtgever verstrekken. Bij de controleaudits wordt geverifieerd of het logo op de juiste wijze wordt gebruikt.
6 MELDING VAN FEITEN EN OMSTANDIGHEDEN
6.1 Opdrachtgever dient er voor zorg te dragen dat Opdrachtnemer onverwijld wordt geïnformeerd over feiten en omstandigheden die in verband met de correcte uitvoering van de Opdracht van belang kunnen zijn.
6.2 Opdrachtgever zal Opdrachtnemer informeren over wijzigingen in het gecertificeerde managementsysteem indien deze waarschijnlijk van invloed zullen zijn op het voldoen door het managementsysteem aan de in de schriftelijke overeenkomst vermelde normen, voorafgaand aan de wijzigingen. In voorkomende gevallen kan Opdrachtnemer besluiten tot uitvoeren van een aanvullende audit om vast te stellen dat aan de vermelde normen wordt voldaan. De kosten van een dergelijke audit komen voor rekening van de Opdrachtgever.
6.3 Opdrachtgever is verplicht om Opdrachtnemer te informeren zodra zij kennis krijgt van een schending door de Opdrachtgever van een toepasselijk wettelijk vereiste die mogelijkerwijs (indien geïdentificeerd door of gemeld aan de toezichthouder) zal resulteren in vervolging door een regelgevende instantie of een juridisch afdwingbare kennisgeving voor het verbeteren of stopzetten van een proces of activiteit die betrekking heeft op het gecertificeerde managementsysteem. Opdrachtnemer zal de details van overtredingen die onder haar aandacht worden gebracht beoordelen en kan ervoor kiezen om aanvullende audit(s) uit te voeren bij de Opdrachtgever om vast te stellen dat aan de vermelde normen wordt voldaan. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om certificaten en keurmerken op te schorten of in te trekken indien Opdrachtnemer of de desbetreffende toezichthouder niet is geïnformeerd over dergelijke schendingen.
7. FACTURERING EN BETALINGSVOORWAARDEN
7.1 De vergoedingen voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn in de schriftelijke overeenkomst gespecificeerd. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om een vergoeding in rekening te brengen voor al het bijkomend werk in aanvulling op hetgeen oorspronkelijk in de schriftelijke overeenkomst is vermeld. Meerwerk wordt met de Opdrachtgever overeengekomen, voorafgaand aan de uitvoering van het meerwerk.
7.2 Reiskosten worden per medewerker van Opdrachtnemer berekend op basis van gereisde kilometers vanaf het vestigingsadres van EIK Certificering B.V. naar de overeengekomen plaats of plaatsen waar de organisatie van Opdrachtgever zijn activiteiten uitvoert. Ook verplaatsingen tussen locaties van Opdrachtgever worden op die manier in rekening gebracht.
7.3 Indien de afstand tussen de locatie(s) van Opdrachtgever en het vestigingsadres van Opdrachtnemer honderdvijftig (150) kilometer of meer bedraagt (enkele reis, binnen Nederland), is Opdrachtnemer bij meerdaagse werkzaamheden gerechtigd, na overleg met Opdrachtgever, verblijfskosten voor zijn medewerkers aan Opdrachtgever in rekening te brengen. Bij opdrachten in het buitenland gelden afwijkende afspraken die voorafgaand aan de Opdracht schriftelijk met de Opdrachtgever worden overeengekomen en daarmee deel uitmaken van de Overeenkomst.
7.4 Redelijke kosten van Opdrachtnemer gemaakt bij het uitvoeren van werkzaamheden die niet in de schriftelijke overeenkomst worden vermeld, worden na overleg met en toestemming van de Opdrachtgever in rekening gebracht.
7.5 Facturen dienen binnen dertig (30) dagen na de factuurdatum door Opdrachtgever te worden betaald. Facturen worden direct na afloop van de Opdracht door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever verzonden. Bij audits geldt hiervoor het moment van versturen van de conceptrapportage aan de Opdrachtgever. Wanneer de Opdracht in meerdere delen wordt uitgevoerd, kan na elk gedeelte een rekening worden verstuurd.
7.6 Opdrachtnemer stelt elk jaar de tarieven vast. Het indexeren van tarieven vindt plaats op basis van de CBS dienstenprijsindex; commerciële diensten en transport. Tariefwijzigingen treden op 1 januari in werking.
7.7 Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor handelsrente, evenals de incassokosten ingevolge de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten en het bijbehorende Besluit, in rekening te brengen op bedragen die meer dan dertig (30) dagen onbetaald zijn gebleven zonder dat een ingebrekestelling is vereist. Ook kan Opdrachtnemer de uitvoering van eventuele vervolgwerkzaamheden stopzetten totdat achterstallige betalingen inclusief rente en eventuele incassokosten zijn betaald. Alle uitstaande vergoedingen en kosten moeten betaald zijn voordat het certificaat of keurmerk wordt afgegeven.
8. ANNULERING
8.1 Een met Opdrachtnemer of met één of meer van haar medewerkers gemaakte afspraak kan tot uiterlijk vier (4) weken voor de werkzaamheden ter plaatse in goed overleg met Opdrachtnemer gewijzigd worden.
8.2 Indien Opdrachtgever minder dan twee (2) weken voor uitvoering van de werkzaamheden ter plaatse de afspraak annuleert of wijzigt, is Opdrachtnemer gerechtigd om de vergoedingen voor het uitvoeren van de werkzaamheden volledig in rekening te brengen.
8.3 Indien Opdrachtgever tussen de twee (2) en vier (4) weken voor uitvoering van de werkzaamheden ter plaatse de afspraak annuleert of wijzigt, is Opdrachtnemer gerechtigd om 50% van de vergoedingen in rekening te brengen. Deze bepaling blijft ook na beëindiging van de Overeenkomst van kracht.
9. GELDIGHEID EN EIGENDOM CERTIFICAAT OF KEURMERK
9.1 Het door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever afgegeven certificaat of keurmerk is geldig vanaf de certificatiedatum, onder voorbehoud van de bevindingen van latere bezoeken.
9.2 Het certificaat of keurmerk alsmede de auditverslagen blijven eigendom van Opdrachtnemer. Wanneer het certificaat of keurmerk is vervallen of wordt ingetrokken, is het de verplichting van de Opdrachtgever om het certificaat of keurmerk en eventuele elektronische en harde kopieën daarvan te vernietigen.
10. KLACHTEN EN GESCHILLEN
10.1 Mocht bij Opdrachtgever of bij Opdrachtnemer een klacht ontstaan inzake de uitvoering van de Opdracht, dan is er een klachtenprocedure volgens welke de klacht behandeld wordt. De klachtenprocedure is op www.eikcertificering.nl/klachten-en-beroepen/ gepubliceerd. Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de klacht dan wel van nadere gevolgen ervan, zullen worden voorgelegd aan een onafhankelijke behandelaar beroepszaken. Aangezien deze vorm van geschillenbeslechting vertrouwelijk is, geldt de geheimhoudingsverplichting van Opdrachtnemer en haar medewerkers niet in de context van een dergelijke arbitrage.
10.2 In geval van klachten van derden, voor zover vallend binnen de reikwijdte van het gecertificeerde managementsysteem, tegen de Opdrachtgever heeft Opdrachtnemer het recht de Opdrachtgever te bezoeken om de klacht te onderzoeken. De kosten hiervan komen voor rekening van de Opdrachtgever.
10.3 In geval van klachten die na onderzoek gegrond blijken te zijn, zal Opdrachtnemer één of een aantal van de volgende acties uitvoeren:
(i) de Opdrachtgever verplichten om binnen een bepaalde tijd corrigerende maatregelen te treffen;
(ii) het certificaat of keurmerk schorsen en de Opdrachtgever verplichten om binnen een bepaalde tijd corrigerende maatregelen te treffen;
(iii) het certificaat of keurmerk intrekken indien de verlangde corrigerende maatregelen niet binnen de gestelde tijd zijn getroffen;
(iv) het certificaat of keurmerk intrekken in geval van zeer ernstige klachten, waarbij corrigerende maatregelen niet geschikt worden geacht.
10.4 Indien Opdrachtgever het niet eens is met een genomen certificatiebeslissing kan Opdrachtgever hiertegen beroep aantekenen bij Opdrachtnemer. De te volgen procedure is op www.eikcertificering.nl/klachten-en-beroepen/ gepubliceerd.
11 GEHEIMHOUDING
11.1 Tenzij enige wetsbepaling, voorschrift of andere (beroeps)regel haar daartoe verplicht, is Opdrachtnemer en zijn de voor de Opdracht ingezette medewerk(st)er(s) verplicht tot geheimhouding tegenover derden ten aanzien van vertrouwelijke informatie die is verkregen van Opdrachtgever. Opdrachtgever kan ter zake ontheffing verlenen.
11.2 Behoudens schriftelijke toestemming van Opdrachtgever is Opdrachtnemer niet gerechtigd de vertrouwelijke informatie die aan haar door Opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld aan te wenden tot een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen. Hierop wordt een uitzondering gemaakt in het geval Opdrachtnemer voor zichzelf optreedt in een tucht-, civiele- of strafprocedure waarbij deze van belang kan zijn.
11.3 Tenzij sprake is van enige wetsbepaling, voorschrift of andere (beroeps)regel die Opdrachtgever verplicht tot openbaarmaking of daartoe door Opdrachtnemer voorafgaande schriftelijke toestemming is verleend, zal Opdrachtgever de inhoud van rapporten of andere al dan niet schriftelijke uitingen van Opdrachtnemer, niet aan derden openbaren.
11.4 Als niet in strijd geacht zijnde met het bepaalde in artikel 11.1 en 11.2, is Opdrachtnemer gerechtigd tot het vermelden in hoofdlijnen van de verrichte werkzaamheden aan (potentiële) Opdrachtgevers van Opdrachtnemer.
11.5 Opdrachtgever staat Opdrachtnemer toe om gegevens van de behaalde certificering(en) openbaar te maken.
12. INTELLECTUEEL EIGENDOM
12.1 Opdrachtnemer behoudt zich alle rechten van intellectueel eigendom voor met betrekking tot producten van de geest welke hij gebruikt of heeft gebruikt en/of ontwikkelt en/of heeft ontwikkeld in het kader van de uitvoering van de Opdracht, en ten aanzien waarvan hij de auteursrechten of andere rechten van intellectueel eigendom heeft of geldend kan maken.
12.2 Het is de Opdrachtgever uitdrukkelijk verboden die producten, waartoe mede begrepen computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model) contracten en andere geestesproducten van Opdrachtnemer, een en ander in de ruimste zin des woords, al dan niet met inschakeling van derden te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren. Verveelvoudiging en/of openbaarmaking en/of exploitatie is slechts na verkregen schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer toegestaan.
12.3 Opdrachtgever heeft het recht de schriftelijke documenten te vermenigvuldigen voor gebruik binnen zijn eigen organisatie, voor zover passend binnen het doel van de Opdracht.
13. AANSPRAKELIJKHEID EN VRIJWARING
13.1 Opdrachtnemer kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die door Opdrachtgever geleden wordt als gevolg van de uitvoering van de Opdracht. Ook de medewerkers van Opdrachtnemer die bij de uitvoering betrokken waren kunnen hiervoor niet aansprakelijk gesteld worden. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer op dit punt van eventuele aanspraken van derden.
13.2 Indien er sprake is van een aan Opdrachtnemer verwijtbare tekortkoming in de uitvoering van haar werkzaamheden, dan kan Opdrachtnemer uitsluitend aansprakelijk zijn voor directe schade voor Opdrachtgever tot ten hoogste het bedrag dat Opdrachtgever voor de werkzaamheden in rekening is gebracht.
13.3 Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer tegen alle aanspraken en schadevorderingen van derden terzake van ondeugdelijkheid van door Opdrachtgever geleverde diensten.
14. OVERMACHT
14.1 Er kunnen geen aanspraken worden gemaakt door een van beide partijen wegens een verzuim of nalaten dat zou kunnen worden beschouwd als een schending van de Overeenkomst, indien de oorzaak van het verzuim of nalaten redelijkerwijs buiten de macht van een van beide partijen ligt.
15 PUBLICATIE EN WIJZIGINGEN
15.1 De Algemene Voorwaarden van Opdrachtnemer staan gepubliceerd op de website van EIK Certificering B.V. (www.eikcertificering.nl) en worden op eerste verzoek aan Opdrachtgever toegezonden.
15.2 Opdrachtnemer is gerechtigd de Algemene Voorwaarden eenzijdig te wijzigen indien zij dat noodzakelijk acht. Opdrachtnemer zal Opdrachtgever van de wijziging op de hoogte brengen. Indien Opdrachtgever niet akkoord gaat met de wijziging, dan heeft Opdrachtnemer het recht de Overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn.
16. BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST
16.1 De Overeenkomst treedt in werking op de datum van schriftelijke aanvaarding van de Overeenkomst door de Opdrachtgever en duurt voort totdat de Overeenkomst wordt beëindigd door Opdrachtnemer of Opdrachtgever, nadat de andere partij dertig (30) dagen van tevoren schriftelijk van de beëindiging op de hoogte is gesteld.
16.2 Op de beëindigingdatum wordt elk certificaat of keurmerk dat is afgegeven onder de voorwaarden van de Overeenkomst onmiddellijk ongeldig en dient door de Opdrachtgever te worden vernietigd.
16.3 Indien de Overeenkomst door Opdrachtnemer of Opdrachtgever wordt beëindigd voordat de werkzaamheden op grond van de Overeenkomst zijn uitgevoerd, worden de vergoedingen van Opdrachtnemer berekend tot de beëindigingdatum onder voorbehoud van de rechten van Opdrachtnemer op grond van artikel 8 “Annulering”. Eventuele redelijke kosten die direct toe te schrijven zijn aan beëindiging en alle bedragen die alsdan door de Opdrachtgever aan Opdrachtnemer verschuldigd zijn worden onmiddellijk opeisbaar.
16.4 Na het eindigen van de Overeenkomst conform dit artikel 16, ongeacht de oorzaak daarvan, blijven die artikelen van kracht die daartoe naar hun aard bestemd zijn, waaronder in ieder geval worden verstaan de artikelen 8, 10, 11, 12, 13 en 17 van deze voorwaarden.
17. TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLENBESLECHTING
17.1 Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die op enig moment ontstaan tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever in verband met de Overeenkomst of de werkzaamheden moeten worden voorgelegd aan de Rechtbank te Rotterdam.
17.2 Niets in deze bepaling beperkt het recht van Opdrachtnemer om bij een andere bevoegde rechtbank incassoprocedures tegen de Opdrachtgever in te stellen.
