De vakanties zijn weer voorbij, voor het grootste deel van werkend Nederland. En dat is een mooie tijd om wat zaken weer beet te pakken: tijd voor de C in de PDCA. Want voordat je het weet is het eind december. Een mooi moment voor enige reflectie op je kwaliteitssysteem en te zorgen dat je nog wat zaken in gang zet of afrondt voordat je aan de Kerstdis gaat. Oftewel, tijd voor de C in de PDCA van je kwaliteitssysteem.
Richting het einde van het jaar: 7 belangrijke onderwerpen om nog even langs te lopen
-
(Kwaliteits)doelstellingen: lukt het een beetje?
Het management heeft doelstellingen bepaald die van belang zijn voor de kwaliteit van de dienstverlening. In hoeverre zijn die doelstellingen momenteel al behaald? En als ze nog niet behaald zijn, is het de verwachting dat dit nog wel gebeurt? Of is daar wellicht iets extra’s voor nodig? Een deel van het jaar ligt nog voor je, dus als je nu positie bepaalt en prioriteiten stelt, wie weet wat je met een eindejaar-spurt nog voor elkaar krijgt!
-
Interne audits: hoe staat het met de planning?
Kijk eens naar je interne auditplanning van dit jaar: welke audits heb je inmiddels uitgevoerd, en welke heb je nog niet kunnen doen? Werk je planning bij en bepaal of je de audits die nog gepland staan dit jaar nog kunt realiseren: heb je genoeg interne auditor capaciteit? Zijn er collega’s beschikbaar als auditee voor de interne audit? Heb je nog wat extra hulp uit de organisatie nodig? Of wil je misschien andere processen of thema’s auditen die nu actueel zijn? Je bepaalt het nu.
-
Bevindingen: hoe staat het met de opvolging?
Uit in- en externe audits komen vaak bevindingen die opgevolgd (moeten) worden: zijn alle uitgevoerde interne audits gerapporteerd? Zijn alle vastgestelde verbetermaatregelen in gang gezet? En hoe staat het daarmee?
-
Leveranciers: hoe goed komen zij de afspraken na?
Als het goed is, zijn er criteria bepaald waar de belangrijkste leveranciers aan moeten voldoen, zijn hierover afspraken met hen gemaakt en wordt bijgehouden hoe zij ‘presteren’. Ga eens na of dit inderdaad zo is, zijn die afspraken er inderdaad en wordt op één of andere manier bijgehouden of leveranciers zich aan die afspraken houden. En voor die gevallen waar iets niet helemaal conform afspraken is verlopen, zijn er dan acties en corrigerende maatregelen bepaald en uitgevoerd?
-
Hoe effectief zijn de maatregelen?
Stel dat bij een interne audit een afwijking wordt geconstateerd, dan neem je uiteraard actie om die situatie te herstellen. Vervolgens voer je een oorzaakanalyse uit en neem je corrigerende maatregelen om de oorzaak weg te nemen. Dit geldt ook voor het inschakelen van leveranciers, die bepalend zijn voor de kwaliteit van de dienstverlening van jouw organisatie: stel er gaat wat mis, dan los je het op. En wellicht heb je een corrigerende maatregel getroffen om de oorzaak weg te nemen, zodat de leverancier de volgende keer wel de afspraken nakomt.
Regelmatig zien we bij organisaties dat de effectiviteit van die maatregelen niet wordt vastgesteld. Zonde, want je wil namelijk niet dat de afwijking zich nogmaals kan voordoen. Nu is een mooi moment, om je daar eens over te buigen.
-
Voorbereiden op de management review
Met stap 1 tot en met 5 verzamel je feitelijk alvast input voor de management review. Handig is dan, om dat wat je doet vast te leggen, inclusief de besluiten die genomen worden voor de komende maanden. Dan heb je vast een deel van het werk gedaan. Ook handig is om nu al te kijken, welke collega’s welke voorbereidingen kunnen treffen voor de review. Hoe eerder de voorbereiding, hoe meer tijd er is voor gedegen analyses van de verzamelde informatie.
-
Tref je voorbereidingen voor volgend jaar
En als laatste: leun eens achterover en bedenk waar het volgende jaar over mag gaan, welk thema is actueel en belangrijk om aan te werken? Plan belangrijke momenten vast in. Denk aan de interne audits, de externe audit, de management review, maar ook de momenten waarop feedback wordt verzameld van klanten en medewerkers en de leveranciersbeoordeling. Op deze manier ben je ook voor volgend jaar al vroegtijdig gestart met je voorbereidingen, en ben je weer bij de P van PDCA.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
