Interne audits zijn een vast element van elk managementsysteem. Voor de ene organisatie een must, voor de ander een kans. Om ze te laten slagen (lees: je hebt er ook echt iets aan), hebben we een aantal tips voor je op een rijtje gezet:
1. Plan interne audits in
Een open deur natuurlijk, maar plan interne audits in. Maak sowieso een meerjarenplan, maar hier bedoelen we: ze het in je agenda. Druk is het toch en het is een illusie te denken dat het ooit rustig wordt. Dus plan de interne audit in, dan plan je de rest van je werk daar omheen.
Vergeet trouwens niet zowel de voorbereiding, uitvoering als rapportage in te plannen. Met name die laatste wordt nogal eens vergeten.
2. Bereid interne audits goed voor
Met een goede voorbereiding, zorg je voor een succesvollere audit. Zorg dat je voorafgaand aan de audit bepaalt wat het doel is, wat je gaat auditen (de scope), welke audits methoden je wilt toepassen en wie je nodig hebt om je een beeld te vormen van het proces dat je audit. Zet dit goed op een rijtje en je audit is voor de helft gedaan.
3. Beter goed gejat, dan slecht bedacht…., oftewel: kopieer wat zaken uit externe audits
Een beetje formeel insteken van een interne audit is best handig, als je wilt dat het een serieus managementinstrument is. Houdt bijvoorbeeld een openings- en een slotmeeting met de proceseigenaar en eventueel andere sleutelfiguren. Dit zorgt voor draagvlak voor de interne audit en voor het begrijpen en accepteren van je bevindingen.
Benadruk bij het openingsgesprek ook dat het een interne audit en een procesbeoordeling is, en geen beoordeling van personen. En dat het gebruikt wordt om ervan te leren: als auditteam, als auditees en als organisatie: wat kan beter, sneller, slimmer?
4. Wees een professionele auditor
Zorg dat je nieuwsgierig blijft, goede vragen stelt (zowel open als gesloten) en dat je zonder vooringenomen standpunt een audit ingaat. Best lastig, zeker als je ergens al jaren werkt en kennis hebt van het proces dat je onder de loep neemt. Maar blijf ‘ unbiased’. Niet onbelangrijk, zorg dat je doorvraagt en dat je ‘bewijsmateriaal’ hebt, waar je je bevindingen op baseert. Creëer als dat nodig is een ‘mag-ik-dat-even-zien-momentje’.
5. Zorg dat bevindingen geaccepteerd worden
Net noemden we het al : zorg dat je bevindingen onderschreven worden door degenen die je geaudit hebt en door de proceseigenaar. Bevindingen die niet herkend of geaccepteerd worden, worden meestal niet of niet goed opgevolgd. Je zorgt hiervoor, door feitelijk te zijn, bijvoorbeeld: in welk project heb je welke afwijking geconstateerd? Van welke leverancier is geen leveranciersevaluatie gedaan? Welke verouderde documentatie heb je aangetroffen?
6. Rapporteer direct
Het minst leuke aan interne audits: het uitwerken van je bevindingen in de auditrapportage. Ons beste advies: eat that frog! Hoe eerder je een interne audit uitwerkt, hoe beter het nog in je geheugen zit en hoe sneller je rapport klaar is. Dus, plan na de interne audit een halve dag (die heb je niet nodig waarschijnlijk, maar doe dat maar gewoon, heb je in elk geval genoeg tijd), en ga aan de slag.
7. Zorg voor opvolging
Een interne audit levert altijd bevindingen op. Of het nou alleen positieve punten zijn of afwijkingen in verschillende gradaties, je hebt bevindingen. Zorg voor een voorspoedige opvolging, en dat de organisatie, zoals ISO 9001 het stelt: zonder onnodig uitstel passende correcties en corrigerende maatregelen doorvoert.
Correcties zijn die maatregelen die de geconstateerde afwijking opheffen. Pas na een oorzaakanalyse en het bepalen van de hoofdoorzaak, kunnen corrigerende (structurele) maatregelen worden bepaald.
Wil je meer weten over interne audits of over onze interne auditoren training? Bel of mail ons, we denken graag met je mee.
